POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (ci-après, le « RGPD »), DOCAPOSTE vous informe qu’elle place la protection des données à caractère personnel au cœur de ses missions et des services qui vous sont proposés.

La présente Politique énonce les principes et lignes directrices pour la protection des Données Personnelles pour les utilisateurs de l’application web DOCAPOSTE RECRUTE : https://docaposte-recrute.profils.org/.

Définitions

- Cookie : fichier stocké par un serveur dans le terminal (ordinateur, téléphone, etc.) d’un utilisateur et associé à un domaine web. Ce fichier est automatiquement renvoyé lors de contacts ultérieurs avec le même domaine.

- Données à caractère personnel, Données personnelles ou Données : correspond à toutes informations relatives à une Personne Concernée identifiée ou identifiable permettant de l’identifier directement ou indirectement ;

- Durée de conservation : Durée imposée par le droit et/ou choisie par le responsable de traitement, au terme de laquelle les documents peuvent être détruits ;

- Finalité : But/objet du Traitement de Données personnelles ;

- Personne Concernée : signifie toute personne physique identifiée ou identifiable à laquelle se rapportent les Données personnelles traitées. Est réputée être une personne identifiable une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant (ex : nom, numéro d’identification, identifiant en ligne ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale). Dans le cadre du service DOCAPOSTE RECRUTE, l’utilisateur personne physique est la Personne Concernée ;

- Responsable de traitement : Personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens de ce traitement.

- Sous-traitant : Personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des Données personnelles pour le compte du responsable de traitement.

- Traitement de Données personnelles : concerne toutes les opérations ou ensemble d’opérations (automatisées ou non) portant sur des Données personnelles ou des ensembles de Données personnelles ;

- Transfert de Données personnelles ou Transfert : Toute action d’envoi, communication, copie, transmission, diffusion ou accès à distance à des Données personnelles, quel que soit le support ou le moyen de communication utilisé ;

- Violation de Données personnelles : Toute violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de Données personnelles transmises, conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non autorisé à de telles Données personnelles.

Responsable traitement

Vos données sont traitées par DOCAPOSTE, société au capital de 89 466 010,00 €, dont le siège social est sis 45/47 BD PAUL VAILLANT COUTURIER 94200 IVRY-SUR-SEINE, présidé par Olivier VALLET et ayant pour Numéro Unique d’Identification B 493 376 008 (RCS de Créteil).

Sous-traitants

Vos données sont traitées par CEGID TALENTSOFT, sous-traitant éditeur de solution logiciel du Groupe DOCAPOSTE au Capital de 23 247 860 euros, dont le siège social est 52, Quai Paul Sédallian, 69389 Lyon, présidé par Monsieur Pascal Houillon et ayant pour Numéro Unique d’Identification 410 218 010 (RCS de Lyon).

Vos Données sont également traitées par OVH, sous-traitant hébergeur du Groupe DOCAPOSTE au Capital de 10 174 560€, dont le siège social se situe 2 rue Kellerman, 59100 Roubaix, présidé par Monsieur Michel Paulin, et ayant pour RCS 424 761 419 (RCS de Lille).

Finalité du traitement

L’application web DOCAPOSTE RECRUTE, accessible depuis le lien https://docaposte-recrute.profils.org/ permet aux candidats internes de Docaposte et aux candidats externes de se créer un espace candidat, de s’y connecter et de candidater aux offres d’emploi du groupe Docaposte.

Les données sont collectées par le biais des formulaires d’inscription lors de la création du compte et lors de la réalisation d’une candidature.

Base juridique du traitement de données

La base légale sur laquelle repose le traitement de vos données personnelles est l’intérêt légitime.

Données à caractère personnel traitées & Durées de conservation associées

Dans le cadre de la réalisation des finalités de traitement, DOCAPOSTE RECRUTE est amené à traiter les jeux de données à caractère personnel rattachables directement et indirectement à ses utilisateurs. Les jeux de données personnelles traités dans le cadre de l’application web DOCAPOSTE RECRUTE sont les suivants :

Sous Finalité du traitement : Gestion des offres d'emploi 

- demande d'autorisation de transfert de candidatures,

- création des offres à partir des demandes d’autorisation de recrutement ;

- publication en interne (Front-office collaborateurs Docaposte et Front-office collaborateurs La Poste)

- externe jobboards, site de recrutement Docaposte et réseaux sociaux

Données personnelles traitées: Nom, prénom et adresse mail du recruteur

Durée de conservation des données : Durée de publication de l’offre d’emploi

Sous Finalité du traitement : Gérer les candidatures externes/internes

Données personnelles traitées : Civilité, nom, prénom, date de naissance, adresse postale (adresse, code postal, ville, pays de résidence), adresse mail (personnelle et professionnelle), numéro de téléphone, formations universitaires et professionnelles, langues parlées le candidat, informations complémentaires (nom et mail des personnes qui recommandent le candidat), données du recruteur (nom et mail du coopteur éventuel avec un champ de commentaire)

Durée de conservation des données : Conservation des données du candidat par défaut : 12 mois + 30 jours pour une candidature spontanée et 12 mois pour une candidature liée à une offre d’emploi. Prolongation possible pour les candidatures spontanées avec le consentement du candidat et selon la procédure suivante : mail d'information sur la suppression au bout de 12 mois à la suite du dernier mouvement sur le CV et sur la candidature. Si le candidat ne se manifeste pas au bout de 30 jours à partir de l’envoi du mail de relance du service de ressources humaines de Docaposte, la suppression de ses données est effective. Les personnes concernées par le traitement de données à caractère personnel de l’application web DOCAPOSTE RECRUTE sont les candidats externes et internes à Docaposte, pour les offres d’emploi et/ou les dépôts de candidatures spontanées.

 Sous Finalité du traitement : Intégration d’un vivier de candidat

Données personnelles traitées : CV, lettre de motivation, pour constituer un vivier de candidats

Durée de conservation des données : A la suite de l’information du candidat de la conservation de ses données, la durée de conservation de ces données ne peut excéder deux ans, à compter du dernier contact avec le candidat. 

 Catégories des personnes concernées par le traitement

Les personnes concernées par le traitement de données à caractère personnel de l’application web DOCAPOSTE RECRUTE sont les candidats externes et internes à Docaposte, pour les offres d’emploi et/ou les dépôts de candidatures spontanées.

Transferts de Données personnelles en dehors de l’Espace économique européen (EEE)

Les Données Personnelles traitées par le groupe Docaposte sont hébergées au sein de l’Union Européenne (UE) ou de l’Espace Economique Européen (EEE).

Vos Données Personnelles peuvent faire l’objet d’un Transfert en dehors de l’Espace Economique Européen, par l’intermédiaire de certains Sous-traitants de DOCAPOSTE.

A ce titre, DOCAPOSTE s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la conformité du Transfert de Données personnelles, en effectuant une étude d’impact du Transfert, en signant des Clauses Contractuelles Types de la Commission européenne dans leur version du 4 juin 2021 (Décision d’exécution 2021/914) et en mettant en place toutes les garanties additionnelles nécessaires à cette fin.

DOCAPOSTE s’engage à veiller au respect de ces obligations par leurs Sous-traitants à l’égard de leurs propres Sous-traitants.

Une liste des destinataires des Données personnelles situés en dehors de l’Espace économique européen donnant lieu à des Transferts de Données personnelles entre DOCAPOSTE et ses Sous-traitants est disponible à la section « Destinataires ou catégories de destinataires des Données » ci-après.

Destinataires ou catégories de destinataires des données

Au regard de la finalité poursuivie par ce traitement, les données traitées sur https://docaposte-recrute.profils.org sont destinées à/aux sous-traitant suivants :

Destinataires : PÔLE RECRUTEMENT ET PÔLE MOBILITE DE DOCAPOSTE
Type de traitements réalisés : Mise en place d’un reporting. Collecte des données dans le but de prendre connaissance des profils des candidats, ainsi que de les contacter afin d’échanger directement avec eux. 

Transfert de données hors UE : Non-concerné

Destinataires : MANAGER RECRUTEUR DE TOUTE ENTITE OU FILIALE DE DOCAPOSTE
Type de traitements réalisés : Réception des profils et CV des candidats dans le cadre des offres d’emploi

Transfert de données hors UE : Non-concerné

Destinataires : PRESTATAIRE D’HEBERGEMENT DU SOUS-TRAITANT : OVH
Type de traitements réalisés :  Stockage et hébergement des données dans des centres OVH présents en France : Roubaix, Strasbourg, Croix, Gravelines.

Transfert de données hors UE : Non-concerné

Sécurité des Données personnelles

Vos données personnelles sont conservées dans des conditions de sécurité et de confidentialité adaptées, DOCAPOSTE ayant déployé une politique de sécurité prévoyant des mesures organisationnelles et techniques conformes à l’état de l‘art et aux référentiels applicables.

Droit des personnes concernées

La base légale du Traitement de Données personnelles réalisé par DOCAPOSTE repose sur l’intérêt légitime. Cette base légale est susceptible d’affecter les droits et libertés des Personnes Concernées. Au regard de cette base légale de traitement, nous vous rappelons que vous pouvez exercer les droits suivants auprès du Responsable de traitement, en vertu de la législation européenne sur la protection des données :

- Droit d’accès : vous avez le droit, sans justification préalable, de demander directement au Responsable de traitement d’accéder aux Données personnelles qui vous concernent. Ainsi, tout utilisateur aura le droit d’accéder à ses Données en s’adressant au service en charge de la protection des données ;

- Droit à la rectification de vos Données personnelles : en cas de traitement de vos Données personnelles, le Responsable de traitement met en œuvre des mesures appropriées pour garantir l’exactitude de vos Données et leur mise à jour pour les Finalités auxquelles elles ont été collectées. Si vos Données personnelles sont inexactes ou incomplètes, vous avez le droit d’obtenir leur rectification ;

- Droit à l’effacement de vos Données personnelles : vous avez le droit de demander, dans certaines situations particulières que des Données personnelles vous concernant soient effacées. Ce droit à l’effacement peut notamment être exercé par les Personnes Concernées lorsque :

- Vos données sont utilisées à des fins de prospection ;

- Vos données ne sont plus nécessaires au regard des objectifs pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées ;

- Vos données font l’objet d’un traitement illicite ;

- Vos données doivent être effacées pour respecter une obligation légale.

- Droit à la limitation : vous pouvez contester l’exactitude des Données utilisées par le Responsable de traitement ou vous opposer à ce que vos Données soient traitées, le Responsable de traitement est habilité à instruire et examiner votre demande. Pendant ce délai d’instruction de celle-ci, vous pouvez demander à Docaposte de geler l’utilisation de vos Données tout en les conservant ;

- Droit à la portabilité : vous disposez de la possibilité de récupérer une partie de vos Données personnelles sous format ouvert et lisible pour une réutilisation à des fins personnelles ;

- Droit d’opposition ou droit au retrait du consentement : vous avez le droit, à tout moment, de vous opposer à ce que vos Données fassent l’objet d’un Traitement.

Selon les situations, un ou plusieurs de ces droit(s) ne pourra(ont) être satisfait(s), par exemple :

- S’il existe un ou des motifs légitimes et impérieux qui imposent de continuer à traiter vos Données Personnelles ;

- Si vos Données Personnelles sont nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense des droits en justice ;

- Si une obligation légale impose de conserver vos Données.

Pour toutes demandes relatives à l’exercice de vos droits, vous pouvez contacter DOCAPOSTE à l’adresse suivante : mesdroitsRGPD@docaposte.fr.

Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL

Nous vous rappelons que vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle, la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

Contact et délégué à la protection des données

La désignation d’un Délégué à la Protection des Données témoigne de l’attachement du groupe DOCAPOSTE - La Poste à la protection, la sécurité et la confidentialité des Données Personnelles de ses clients.

Si vous avez des questions concernant la présente politique de confidentialité et les activités de traitement des données mises en œuvre par DOCAPOSTE ou si vous souhaitez exercer l’un de vos droits en vertu du RGPD, veuillez contacter :

Par courrier :

DOCAPOSTE

Pôle PRIVACY-RGPD

45/47 boulevard Paul Vaillant Couturier

94200 Ivry-sur-Seine

Par courriel : privacy@docaposte.fr

Modification de la Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité peut être modifiée en tout ou partie, à tout moment, par DOCAPOSTE ou ses sous-traitants. Toute modification de la présente politique et des traitements de données à caractère personnel sera portée à la connaissance des utilisateurs.

Dernière mise à jour le 09/01/2024.